E-Mail-Archivierung

Die Notwendigkeit einer Archivierung der elektronischen Post ergibt sich nicht nur aus rechtlichen Grundlagen, die Handels- und Geschäftsbriefe adressierten und heute auch für E-Mail und Fax anzuwenden sind (z.B. §37a HGB, §80 I AktienG, §35a I GmbhG, GoBS).

Abzuleiten aus der aktuellen Gesetzeslage und Rechtssprechung sind also die Pflichten zur Archivierung geschäftlicher E-Mail und zur Signatur mit geschäftlichen Mindestinformationen.

Geschäftliche e-Mails müssen, egal welcher Rechtsgrundlage geschuldet, 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher elektronisch auswertbar archiviert werden.

Aber Achtung, es gibt Konfliktpotential mit dem Datenschutz, sofern privater Mailverkehr geduldet bzw. erlaubt ist. Und vor der Anschaffung einer Lösung stehen oft eine Menge Fragen nach Entschlüsselung verschlüsselter Mail, geeigneter Speichertechnologie, Datenschutzaspekten, Viren/SPAM-Filterung usw.

Wir denken gern gemeinsam mit Ihnen nach, wie man den Anforderungen gerecht wird, finden mit Ihnen ein passendes Produkt und installieren/konfigurieren dieses.